การวิเคราะห์กลยุทธ์ ( Strategic Analysis )

การวิเคราะห์กลยุทธ์ ( Strategic Analysis )

การวิเคราะห์กลยุทธ์เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมขององค์การ โดยทำการวิเคราะห์ปัจจัยของสภาพแวดล้อมภายนอก และปัจจัยของสภาพแวดล้อมภายในที่มีผลกระทบและอิทธิพลทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการการบริหารขององค์การ แม้ว่าสภาพแวดล้อมรอบองค์การจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาตามพลวัตของสังคม แต่ผลการวิเคราะห์อาจช่วยให้พอต่อการกำหนดทิศทางการบริหารองค์การ ให้เกิดประสิทธิผลได้พอสมควร

การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก(External Environmental Analysis)

เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลลัพธ์ต่อการเป็นโอกาส(Opportunities: O) และข้อจำกัดหรืออุปสรรค์ (Threats: T) ต่อการจัดการ

การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน(Internal Environmental Analysis)

เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลทำให้ทราบจุดแข็ง(Strengths: S) และจุดอ่อน (Weakness: W) ขององค์การ

การวิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาค่านำหนักการมีผลกระทบของปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมทั้ง 4 ด้านโดยใช้ตารางวิเคราะห์ความสัมพันธ์ตาม SOWT Matrix: ซึ่งแสดงได้ในการจัดทำกราฟ โดยการหาจุดตัดค่าน้ำหนักและหาพื้นที่ใต้กราฟและอธิบายความหมายในรูปพรรณนาความตามแนวทางของ SWOT Matrix โดยมีขั้นตอนดังนี้

  • กำหนดค่าคะแนนของปัจจัยทุกด้านดังนี้  ผลกระทบด้าน โอกาส(O)และ จุดแข็ง(S)ให้ค่าน้ำหนักดังนี้ มาก ให้ +3 คะแนน  ปานกลาง ให้ + 2 คะแนน น้อย ให้+ 1 คะแนน  ผลกระทบด้านอุปสรรค(T) และจุดอ่อน (W) ให้ค่าคะแนนดังนี้ มาก ให้ -3 ปานกลาง ให้ -2  น้อย ให้ -1
  • นำปัจจัยทุกด้านเขียนใส่ไว้ในตารางของแต่ละด้านคือ ตารางโอกาส ตาราง อุปสรรค ตารางจุดแข็ง  ตารางจุดอ่อนแล้วกำหนดค่าน้ำหนักตามผลการประชุมลงมติของสมาชิกทุกคนในองค์การ
  • หาค่าเฉลี่ยของค่าน้ำหนักของปัจจัยแต่ละด้าน(จะได้ค่าคะแนนระหว่าง 1-3 ) นำค่าน้ำหนักเฉลี่ยแต่ละด้านไปกำหนดจุดตัดในกราฟ คือ จุด SO จุด ST  จุด WT   จุด OW  ลากเส้นตรงเชื่อมทั้ง 4 จุด
  • หาพื้นที่ใต้กราฟ ของ SO   ST    WT    OW ว่าพื้นที่ใดมากกว่าแสดงว่าองค์การมีสถานะอย่างไรตามผลการพยากรณ์ดังนี้
    • อยู่ในพื้นที่ SO เรียกว่าอยู่ในสถานะที่เป็นดาวรุ่ง (Star) การบริหารจัดการควรมุ่งไปข้างหน้าให้สูงที่สุดตามศักยภาพขององค์การ
    • อยู่ในพื้นที่ ST เรียกว่าอยู่ในสถานะป้องกันตนเองหรือวัวแม่ลูกอ่อน (Cash cow) ที่องค์การมุ่งเน้นใช้จุดแข็งของตนเองในการปกป้องภารกิจ
    • อยู่ในพื้นที่ WT เรียกว่าอยู่ในสถานะถดถอย (Dogs) ที่องค์การต้องมีการทบทวนภารกิจขององค์การ ว่าจะดำเนินการต่อไปอย่างไร
    • อยู่ในพื้นที่ OW เรียกว่าอยู่ในสถานะที่ต้องพลิกฟื้น (Question) ที่องค์กรต้องทำการปรับปรุงภารกิจ

การกำหนดทิศทางของการบริหารองค์กรจากผลการวิเคราะห์ SWOT

โดยนำคำพยากรณ์มากำหนด เป็นวิสัยทัศน์ (Vision) พันธะกิจ (Mission) และเป้าประสงค์ (Goal) ขององค์การ

วิสัยทัศน์  คือภาพขององค์การตามภารกิจที่คิดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตเมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการแล้ว ระยะเวลาหนึ่งเป็นข้อความ สั้น กะทัดรัด  ครอบคลุมและเป็นที่เข้าใจตรงกันของผู้มีส่วนได้เสียขององค์การว่าจะเป็นเช่นนั้น

พันธะกิจ  คือเงือนไขภารกิจที่ต้องดำเนินการเพื่อให้องค์การประสพผลสำเร็จตามวิสัยทัศน์

เป้าประสงค์  คือสภาพความสำเร็จที่คาดหวังของภารกิจตามตัวชี้วัดสำคัญ ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 3 ประการคือ

  1. วัตถุประสงค์ (Objective)
  2. เป้าหมาย (Target)
  3. นโยบายขององค์การ (Organization Policy)

การกำหนดกลยุทธ์ (Strategic Formulation)

กลยุทธ์สามารถกำหนดได้เป็น 3 ระดับ ดังนี้

  1. กลยุทธ์ระดับองค์การหรือกลยุทธ์ระดับแผนงาน (Corporate  Strategy)
  2. กลยุทธ์ระดับหน่วยงานหรือกลยุทธ์ระดับโครงการ (Business Strategy)
  3. กลยุทธ์ระดับหน่วยปฏิบัติการหรือกลยุทธ์ระดับกิจกรรม(Function Strategy)
    ในระดับสถานศึกษาสามารถกำหนดได้ดังนี้

    • กลยุทธ์ระดับสถานศึกษา (แผนงานตามมาตรฐานทั้ง 5 ด้านของมาตรฐานการจัดการศึกษาขั้นพื้นฐาน
    • กลยุทธ์ระดับกลุ่มงาน/กลุ่มสาระ (โครงการ/แผนการจัดการเรียนรู้)
    • กลยุทธ์ระดับการสอน/ปฏิบัติการ (กิจกรรมในโครงการ/กิจกรรมการเรียนรู้ตามแผน)

การนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ (Strategic Implementation)

การเตรียมการวางแผน (Pre- Plan)

การเตรียมการวางแผนถือเป็นขั้นต้อนที่สำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ เพราะเป็นการเตรียมข้อมูลสารสนเทศต่างๆหลังทราบผลการวิเคราะห์ SWOT จนทราบทิศทางการบริหารองค์การแล้ว มีการกำหนดกลยุทธ์ ตัวชี้วัด วัตถุประสงค์ของแต่ละตัวชี้วัด เป้าหมายและนโยบายขององค์กร พร้อมสารสนเทศอื่นๆที่จำเป็น และมีการประชุมประชาสัมพันธ์ให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบตรงกันก่อนนำไปสู่การวางแผนต่อไป

การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning)

การวางแผนกลยุทธ์ มี 3 ระดับ ดังนี้

  1. การวางแผนระดับนโยบาย (Policy Planning)  เป็นแผนระยะยาวตั้งแต่ต้นจนเกิดผลสัมฤทธิ์  เน้นการกำหนดกลยุทธ์ให้ทุกภาคส่วนเห็นและยึดถือปฏิบัติในทิศทางเดียวกันในรูปของแผนงาน
  2. การวางแผนระดับกลยุทธ์ (Strategic Planning) เป็นแผนระยะกลางที่หน่วยงานที่รับผิดชอบภารกิจแต่ละภารกิจนำกลยุทธ์ที่ตนรับผิดชอบไปจัดทำในรูปของโครงการ
  3. การวางแผนระดับปฏิบัติการ (Operation) เป็นการนำเอาโครงการไปจัดทำกิจกรรมเพื่อให้บรรลุผลตามตัวชี้วัดและเป้าหมาย

องค์ประกอบของการวางแผน ระดับต่างๆ มีดังต่อไปนี้

  • ระดับนโยบายหรือระดับองค์การ  จะประกอบด้วย  วิสัยทัศน์  พันธะกิจ   เป้าประสงค์  เป้าหมาย ( และอาจมีนโยบายองค์การ ) กลยุทธ์ และแผนงาน
  • ระดับหน่วยงานหรือระดับแผนงาน  จะประกอบด้วย  พันธะกิจที่รับผิดชอบ  เป้าประสงค์             วัตถุประสงค์  เป้าหมายตามตัวชี้วัดสำคัญพร้อมเกณฑ์การประเมิน กลยุทธ์ แผนงาน  และโครงการ
  • ระดับปฏิบัติการ  จะประกอบด้วยเป้าประสงค์  วัตถุประสงค์  เป้าหมายตามตัวชี้วัดย่อยของ โครงการและกิจกรรมพร้อมเกณฑ์การวัดและประเมินผล แบบฟอร์มและแบบรายงานต่างๆ

การกำหนดตัวชี้วัดสำคัญ ในการวางแผนกลยุทธ์เพื่อใช้เป็นเป้าหมายในแต่ละระดับของการวางแผน กำหนดได้ดังนี้

  • ระดับองค์การ ได้แก่ ปริมาณ (Quantity)  คุณลักษณะ/คุณภาพ (Quality)  เวลา (Time)  กลุ่มเป้าหมาย (Target Group) สถานที่(Place)
  • ระดับแผนงาน/โครงการ ได้แก่ จำนวน(Number) ร้อยละ (Percentage) เศษส่วน (Proportion) อัตราส่วน(Ratio) อัตรา(Rate) ค่าเฉลี่ย(Average or Mean)

การนำแผนกลยุทธ์ไปใช้

  1. ก่อนการนำแผนกลยุทธ์ไปใช้ในระดับองศ์การและระดับแผนงาน  ผู้บริหารทั้ง 2 ระดับต้องนำแผนกลยุทธ์ของแต่ละระดับจัดทำพันธะสัญญา(MOU: Memorandum of Understanding) ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้รับผิดชอบ ก่อนนำไปสู่การปฏิบัติ
  2. จัดทำคู่มือการดำเนินการ ในแต่ละระดับ ดังนี้
    • คู่มือนโยบาย/คู่มือคุณภาพ (Quality Manual) เป็นคู่มือสำหรับอธิบายให้ผู้มีส่วนได้เสียในองค์การ ได้มีความรู้ความเข้าใจ ในบทบาทอำนาจหน้าที่ เป้าหมาย แนวทางการบริหารจัดการองค์การโดยรวมในอนาคตตามระยะเวลาที่กำหนอในแผนกลยุทธ์ระดับองค์การ ฉะนั้นต้องแสดงวิสัยทัศน์ พันธะกิจ เป้าประสงค์และตัวชี้วัดสำคัญให้รับรู้ทั่วกัน
    • คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure Manual/Work Manual) เป็นคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับผู้รับผิดชอบระดับแผนงานหรืองานภารกิจ ที่จะนำแนวทางในคู่มือนโยบายมาสู่แนวทางการปฏิบัติให้แก่บุคลากรในกลุ่มงานภารกิจได้รับรู้และปฏิบัติไปในแนวเดียวกัน ฉะนั้นเป้าหมายของกลุ่มจึงยึด พันธะกิจที่กลุ่มรับผิดชอบมากระจายเป็นเป้าหมาย ตัวชี้วัดสำคัญ ที่แสดง วัตถุประสงค์ ตามตัวชี้วัด วิธีดำเนินการ ทีจะนำไปสู่เป้าหมายขององค์การ
    • คู่มือการทำงาน (Work Instruction) บุคลากรในแต่ละกลุ่มภารกิจที่รับผิดชอบในแต่ละงานภารกิจ ต้องจัดทำขั้นตอนการทำงานตามกลยุทธ์ระดับโครงการ(กิจกรรม)ในรูปของเอกสารคู่มือหรือเป็นแผนผังการทำงาน(Flow chart) เพื่อใช้ในการกำกับตนเองและเปิดเผยให้บุคคลอื่นรับรู้เพื่อการประสานงาน

องค์ประกอบของคู่มือ

  • คู่มือนโยบาย/คู่มือคุณภาพ
    • ขอบเขตขององค์การ
    • ข้อมูลแนะนำองค์การ  ประวัติองค์การ
    • โครงสร้าง  บทบาทหน้าที่
    • นโยบายและทิศทางการบริหารองค์การและภารกิจ
    • กลยุทธ์ระดับองค์การพร้อมรายละเอียด
    • แผนการประกันคุณภาพ (QA)
  • คู่มือขั้นตอนการการปฏิบัติงาน
    • วัตถุประสงค์การจัดทำคู่มือ
    • ขอบเขตการทำงานแต่ละขั้นตอน พร้อมระบุ ผู้รับผิดชอบ (โครงสร้างอำนาจหน้าที่ระดับกลุ่มงาน)
    • รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงานของแต่ละกลยุทธ์ ระดับแผนงาน(เป้าหมาย จุอประสงค์ ตัวชี้วัดพร้อมเกณฑ์การประเมิน กิจกรรม/ขั้นตอน)
    • เอกสารการรายงานตามระบบประกันคุณภาพ (QA)
    • เอกสารอ้างอิง (Reference Document)
  • คู่มือการทำงาน หรือแผนผังการทำงาน
    • ตัวชี้วัดสำคัญ
    • วัตถุประสงค์
    • ขอบเขตงาน/ขั้นตอนการทำงาน
    • เครื่องมือแบบฟอร์มต่างๆ

การประเมินและควบคุมกลยุทธ์ (Strategic Evaluation and Control)

วัตถุประสงค์ของการประเมินและควบคุมกลยุทธ์

  1. เพื่อติดตามว่ามีการดำเนินงานตามแผนกลยุทธ์ที่กำหนดไว้หรือไม่
  2. เพื่อประเมินความเหมาะสมของแผนที่วางไว้และประเมินความสอดคล้องกับโครงสร้างองค์การ
  3. เพื่อประเมินสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงและสัมพันธ์กับกิจกรรม
  4. เพื่อทราบผลการดำเนินงานว่าบรรลุผลตามที่กำหนดไว้หรือไม่
  5. เพื่อให้รางวัลหรือผลตอบแทนที่เหมาะสมต่อผู้ปฏิบัติงานที่ประสพผลสำเร็จ

การควบคุมกลยุทธ์ประกอบด้วย

  1. กำหนดวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องควบคุม
  2. กำหนดเกณฑ์และมาตรฐานการปฏิบัติงาน
  3. วัดผลการปฏิบัติงานตามช่วงเวลาที่กำหนด
  4. เปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานและเกณฑ์ที่กำหนด
  5. ปรับปรุงแก้ไข

กระบวนการประเมินและควบคุมกลยุทธ์

  1. ติดตามผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดสำคัญที่กำหนด (Track Status)
  2. การรายงานความก้าวหน้าเป็นระยะ (Communicate Process)
  3. วัดและประเมินผลเมื่อครบกำหนดตามแผน (Measurement and Evaluation)