การวิเคราะห์กลยุทธ์เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมขององค์การ โดยทำการวิเคราะห์ปัจจัยของสภาพแวดล้อมภายนอก และปัจจัยของสภาพแวดล้อมภายในที่มีผลกระทบและอิทธิพลทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการการบริหารขององค์การ แม้ว่าสภาพแวดล้อมรอบองค์การจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาตามพลวัตของสังคม แต่ผลการวิเคราะห์อาจช่วยให้พอต่อการกำหนดทิศทางการบริหารองค์การ ให้เกิดประสิทธิผลได้พอสมควร
การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก(External Environmental Analysis)
เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลลัพธ์ต่อการเป็นโอกาส(Opportunities: O) และข้อจำกัดหรืออุปสรรค์ (Threats: T) ต่อการจัดการ
การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน(Internal Environmental Analysis)
เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลทำให้ทราบจุดแข็ง(Strengths: S) และจุดอ่อน (Weakness: W) ขององค์การ
การวิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาค่านำหนักการมีผลกระทบของปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมทั้ง 4 ด้านโดยใช้ตารางวิเคราะห์ความสัมพันธ์ตาม SOWT Matrix: ซึ่งแสดงได้ในการจัดทำกราฟ โดยการหาจุดตัดค่าน้ำหนักและหาพื้นที่ใต้กราฟและอธิบายความหมายในรูปพรรณนาความตามแนวทางของ SWOT Matrix โดยมีขั้นตอนดังนี้
- กำหนดค่าคะแนนของปัจจัยทุกด้านดังนี้ ผลกระทบด้าน โอกาส(O)และ จุดแข็ง(S)ให้ค่าน้ำหนักดังนี้ มาก ให้ +3 คะแนน ปานกลาง ให้ + 2 คะแนน น้อย ให้+ 1 คะแนน ผลกระทบด้านอุปสรรค(T) และจุดอ่อน (W) ให้ค่าคะแนนดังนี้ มาก ให้ -3 ปานกลาง ให้ -2 น้อย ให้ -1
- นำปัจจัยทุกด้านเขียนใส่ไว้ในตารางของแต่ละด้านคือ ตารางโอกาส ตาราง อุปสรรค ตารางจุดแข็ง ตารางจุดอ่อนแล้วกำหนดค่าน้ำหนักตามผลการประชุมลงมติของสมาชิกทุกคนในองค์การ
- หาค่าเฉลี่ยของค่าน้ำหนักของปัจจัยแต่ละด้าน(จะได้ค่าคะแนนระหว่าง 1-3 ) นำค่าน้ำหนักเฉลี่ยแต่ละด้านไปกำหนดจุดตัดในกราฟ คือ จุด SO จุด ST จุด WT จุด OW ลากเส้นตรงเชื่อมทั้ง 4 จุด
- หาพื้นที่ใต้กราฟ ของ SO ST WT OW ว่าพื้นที่ใดมากกว่าแสดงว่าองค์การมีสถานะอย่างไรตามผลการพยากรณ์ดังนี้
- อยู่ในพื้นที่ SO เรียกว่าอยู่ในสถานะที่เป็นดาวรุ่ง (Star) การบริหารจัดการควรมุ่งไปข้างหน้าให้สูงที่สุดตามศักยภาพขององค์การ
- อยู่ในพื้นที่ ST เรียกว่าอยู่ในสถานะป้องกันตนเองหรือวัวแม่ลูกอ่อน (Cash cow) ที่องค์การมุ่งเน้นใช้จุดแข็งของตนเองในการปกป้องภารกิจ
- อยู่ในพื้นที่ WT เรียกว่าอยู่ในสถานะถดถอย (Dogs) ที่องค์การต้องมีการทบทวนภารกิจขององค์การ ว่าจะดำเนินการต่อไปอย่างไร
- อยู่ในพื้นที่ OW เรียกว่าอยู่ในสถานะที่ต้องพลิกฟื้น (Question) ที่องค์กรต้องทำการปรับปรุงภารกิจ
การกำหนดทิศทางของการบริหารองค์กรจากผลการวิเคราะห์ SWOT
โดยนำคำพยากรณ์มากำหนด เป็นวิสัยทัศน์ (Vision) พันธะกิจ (Mission) และเป้าประสงค์ (Goal) ขององค์การ
วิสัยทัศน์ คือภาพขององค์การตามภารกิจที่คิดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตเมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการแล้ว ระยะเวลาหนึ่งเป็นข้อความ สั้น กะทัดรัด ครอบคลุมและเป็นที่เข้าใจตรงกันของผู้มีส่วนได้เสียขององค์การว่าจะเป็นเช่นนั้น
พันธะกิจ คือเงือนไขภารกิจที่ต้องดำเนินการเพื่อให้องค์การประสพผลสำเร็จตามวิสัยทัศน์
เป้าประสงค์ คือสภาพความสำเร็จที่คาดหวังของภารกิจตามตัวชี้วัดสำคัญ ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 3 ประการคือ
- วัตถุประสงค์ (Objective)
- เป้าหมาย (Target)
- นโยบายขององค์การ (Organization Policy)
การกำหนดกลยุทธ์ (Strategic Formulation)
กลยุทธ์สามารถกำหนดได้เป็น 3 ระดับ ดังนี้
- กลยุทธ์ระดับองค์การหรือกลยุทธ์ระดับแผนงาน (Corporate Strategy)
- กลยุทธ์ระดับหน่วยงานหรือกลยุทธ์ระดับโครงการ (Business Strategy)
- กลยุทธ์ระดับหน่วยปฏิบัติการหรือกลยุทธ์ระดับกิจกรรม(Function Strategy)
ในระดับสถานศึกษาสามารถกำหนดได้ดังนี้- กลยุทธ์ระดับสถานศึกษา (แผนงานตามมาตรฐานทั้ง 5 ด้านของมาตรฐานการจัดการศึกษาขั้นพื้นฐาน
- กลยุทธ์ระดับกลุ่มงาน/กลุ่มสาระ (โครงการ/แผนการจัดการเรียนรู้)
- กลยุทธ์ระดับการสอน/ปฏิบัติการ (กิจกรรมในโครงการ/กิจกรรมการเรียนรู้ตามแผน)
การนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ (Strategic Implementation)
การเตรียมการวางแผน (Pre- Plan)
การเตรียมการวางแผนถือเป็นขั้นต้อนที่สำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ เพราะเป็นการเตรียมข้อมูลสารสนเทศต่างๆหลังทราบผลการวิเคราะห์ SWOT จนทราบทิศทางการบริหารองค์การแล้ว มีการกำหนดกลยุทธ์ ตัวชี้วัด วัตถุประสงค์ของแต่ละตัวชี้วัด เป้าหมายและนโยบายขององค์กร พร้อมสารสนเทศอื่นๆที่จำเป็น และมีการประชุมประชาสัมพันธ์ให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบตรงกันก่อนนำไปสู่การวางแผนต่อไป
การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning)
การวางแผนกลยุทธ์ มี 3 ระดับ ดังนี้
- การวางแผนระดับนโยบาย (Policy Planning) เป็นแผนระยะยาวตั้งแต่ต้นจนเกิดผลสัมฤทธิ์ เน้นการกำหนดกลยุทธ์ให้ทุกภาคส่วนเห็นและยึดถือปฏิบัติในทิศทางเดียวกันในรูปของแผนงาน
- การวางแผนระดับกลยุทธ์ (Strategic Planning) เป็นแผนระยะกลางที่หน่วยงานที่รับผิดชอบภารกิจแต่ละภารกิจนำกลยุทธ์ที่ตนรับผิดชอบไปจัดทำในรูปของโครงการ
- การวางแผนระดับปฏิบัติการ (Operation) เป็นการนำเอาโครงการไปจัดทำกิจกรรมเพื่อให้บรรลุผลตามตัวชี้วัดและเป้าหมาย
องค์ประกอบของการวางแผน ระดับต่างๆ มีดังต่อไปนี้
- ระดับนโยบายหรือระดับองค์การ จะประกอบด้วย วิสัยทัศน์ พันธะกิจ เป้าประสงค์ เป้าหมาย ( และอาจมีนโยบายองค์การ ) กลยุทธ์ และแผนงาน
- ระดับหน่วยงานหรือระดับแผนงาน จะประกอบด้วย พันธะกิจที่รับผิดชอบ เป้าประสงค์ วัตถุประสงค์ เป้าหมายตามตัวชี้วัดสำคัญพร้อมเกณฑ์การประเมิน กลยุทธ์ แผนงาน และโครงการ
- ระดับปฏิบัติการ จะประกอบด้วยเป้าประสงค์ วัตถุประสงค์ เป้าหมายตามตัวชี้วัดย่อยของ โครงการและกิจกรรมพร้อมเกณฑ์การวัดและประเมินผล แบบฟอร์มและแบบรายงานต่างๆ
การกำหนดตัวชี้วัดสำคัญ ในการวางแผนกลยุทธ์เพื่อใช้เป็นเป้าหมายในแต่ละระดับของการวางแผน กำหนดได้ดังนี้
- ระดับองค์การ ได้แก่ ปริมาณ (Quantity) คุณลักษณะ/คุณภาพ (Quality) เวลา (Time) กลุ่มเป้าหมาย (Target Group) สถานที่(Place)
- ระดับแผนงาน/โครงการ ได้แก่ จำนวน(Number) ร้อยละ (Percentage) เศษส่วน (Proportion) อัตราส่วน(Ratio) อัตรา(Rate) ค่าเฉลี่ย(Average or Mean)
การนำแผนกลยุทธ์ไปใช้
- ก่อนการนำแผนกลยุทธ์ไปใช้ในระดับองศ์การและระดับแผนงาน ผู้บริหารทั้ง 2 ระดับต้องนำแผนกลยุทธ์ของแต่ละระดับจัดทำพันธะสัญญา(MOU: Memorandum of Understanding) ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้รับผิดชอบ ก่อนนำไปสู่การปฏิบัติ
- จัดทำคู่มือการดำเนินการ ในแต่ละระดับ ดังนี้
- คู่มือนโยบาย/คู่มือคุณภาพ (Quality Manual) เป็นคู่มือสำหรับอธิบายให้ผู้มีส่วนได้เสียในองค์การ ได้มีความรู้ความเข้าใจ ในบทบาทอำนาจหน้าที่ เป้าหมาย แนวทางการบริหารจัดการองค์การโดยรวมในอนาคตตามระยะเวลาที่กำหนอในแผนกลยุทธ์ระดับองค์การ ฉะนั้นต้องแสดงวิสัยทัศน์ พันธะกิจ เป้าประสงค์และตัวชี้วัดสำคัญให้รับรู้ทั่วกัน
- คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure Manual/Work Manual) เป็นคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับผู้รับผิดชอบระดับแผนงานหรืองานภารกิจ ที่จะนำแนวทางในคู่มือนโยบายมาสู่แนวทางการปฏิบัติให้แก่บุคลากรในกลุ่มงานภารกิจได้รับรู้และปฏิบัติไปในแนวเดียวกัน ฉะนั้นเป้าหมายของกลุ่มจึงยึด พันธะกิจที่กลุ่มรับผิดชอบมากระจายเป็นเป้าหมาย ตัวชี้วัดสำคัญ ที่แสดง วัตถุประสงค์ ตามตัวชี้วัด วิธีดำเนินการ ทีจะนำไปสู่เป้าหมายขององค์การ
- คู่มือการทำงาน (Work Instruction) บุคลากรในแต่ละกลุ่มภารกิจที่รับผิดชอบในแต่ละงานภารกิจ ต้องจัดทำขั้นตอนการทำงานตามกลยุทธ์ระดับโครงการ(กิจกรรม)ในรูปของเอกสารคู่มือหรือเป็นแผนผังการทำงาน(Flow chart) เพื่อใช้ในการกำกับตนเองและเปิดเผยให้บุคคลอื่นรับรู้เพื่อการประสานงาน
องค์ประกอบของคู่มือ
- คู่มือนโยบาย/คู่มือคุณภาพ
- ขอบเขตขององค์การ
- ข้อมูลแนะนำองค์การ ประวัติองค์การ
- โครงสร้าง บทบาทหน้าที่
- นโยบายและทิศทางการบริหารองค์การและภารกิจ
- กลยุทธ์ระดับองค์การพร้อมรายละเอียด
- แผนการประกันคุณภาพ (QA)
- คู่มือขั้นตอนการการปฏิบัติงาน
- วัตถุประสงค์การจัดทำคู่มือ
- ขอบเขตการทำงานแต่ละขั้นตอน พร้อมระบุ ผู้รับผิดชอบ (โครงสร้างอำนาจหน้าที่ระดับกลุ่มงาน)
- รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงานของแต่ละกลยุทธ์ ระดับแผนงาน(เป้าหมาย จุอประสงค์ ตัวชี้วัดพร้อมเกณฑ์การประเมิน กิจกรรม/ขั้นตอน)
- เอกสารการรายงานตามระบบประกันคุณภาพ (QA)
- เอกสารอ้างอิง (Reference Document)
- คู่มือการทำงาน หรือแผนผังการทำงาน
- ตัวชี้วัดสำคัญ
- วัตถุประสงค์
- ขอบเขตงาน/ขั้นตอนการทำงาน
- เครื่องมือแบบฟอร์มต่างๆ
การประเมินและควบคุมกลยุทธ์ (Strategic Evaluation and Control)
วัตถุประสงค์ของการประเมินและควบคุมกลยุทธ์
- เพื่อติดตามว่ามีการดำเนินงานตามแผนกลยุทธ์ที่กำหนดไว้หรือไม่
- เพื่อประเมินความเหมาะสมของแผนที่วางไว้และประเมินความสอดคล้องกับโครงสร้างองค์การ
- เพื่อประเมินสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงและสัมพันธ์กับกิจกรรม
- เพื่อทราบผลการดำเนินงานว่าบรรลุผลตามที่กำหนดไว้หรือไม่
- เพื่อให้รางวัลหรือผลตอบแทนที่เหมาะสมต่อผู้ปฏิบัติงานที่ประสพผลสำเร็จ
การควบคุมกลยุทธ์ประกอบด้วย
- กำหนดวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องควบคุม
- กำหนดเกณฑ์และมาตรฐานการปฏิบัติงาน
- วัดผลการปฏิบัติงานตามช่วงเวลาที่กำหนด
- เปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานและเกณฑ์ที่กำหนด
- ปรับปรุงแก้ไข
กระบวนการประเมินและควบคุมกลยุทธ์
- ติดตามผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดสำคัญที่กำหนด (Track Status)
- การรายงานความก้าวหน้าเป็นระยะ (Communicate Process)
- วัดและประเมินผลเมื่อครบกำหนดตามแผน (Measurement and Evaluation)